ОНТАРИО - учет требований ЕГАИС для розничных сетей



учет и управление документооборотом с ЕГАИС | контроль работоспособности УТМ | портал поставщиков

Требования и решения

Мы, в Калитеро, создали программный комплекс Онтарио на основе опыта, полученного в проекте по внедрению ЕГАИС для крупной федеральной розничной сети. Проект успешно развивается. Созданное нами решение показало себя:

  • стабильным в работе на большом количестве УТМ (более 2500) и документов (более 200 000 на текущий момент)
  • очень гибким с точки зрения изменений, как со стороны бизнеса, так и со стороны ЕГАИС, так как не является частью учетной системы
  • удобный в использовании
сейчас мы предлагаем ОНТАРИО розничным и оптовым компаниям для того, чтобы решить оставшиеся проблемы или улучшить уровень интеграции с ЕГАИС

#1 ТТН не поступают из УТМ

ТТН не поступают из УТМ
Мониторинг:
  • доступность УТМ
  • журнал получения документов
Удаление обработанных документов
Повторный запрос удаленных ТТН

Бывают ситуации, когда вы не получили документ или документы с УТМ...


ОНТАРИО централизовано напрямую взаимодействует с УТМ, проверяет доступность УТМ и периодичность поступления документов. В случае возникновения проблем у вас будет возможность заранее решить их, как можно быстрее.

#2 ТТН содержит AlcCode, которого нет в справочнике

Проверка ТТН ЕГАИС при поступлении из УТМ
Индикация ТТН ЕГАИС и сопровождение комментариями
ТТН содержит AlcCode, которого нет в справочнике

Иногда случается, что только в момент приезда поставщика на приемку, вы узнаете, что приемка невозможна, потому что в ТТН ЕГАИС, например, новый AlcCode, а в вашем справочнике его нет...


ОНТАРИО проверяет состав ТТН еще до момента приезда поставщика и начала приемки. Проверка на наличие в справочнике организаций ИНН/КПП отправителя (например, ТТН отправлена ошибочно). Проверка на наличие в справочнике товаров AlcCode. Если найдены несоответствия, ТТН помечается специальным статусом для дальнейшего решения проблемы или автоматически отклоняется с комментарием поставщику.

#3 Дублированные ТТН ЕГАИС

Дублированные ТТН ЕГАИС
Индикаторы для ТТН с дублями
Ручной ввод актуальной версии в пользовательском интерфейсе
Ручной ввод актуальной версии на портале поставщиков

Как решается проблема дублированных ТТН из ЕГАИС...


В ОНТАРИО возможна настройка действий при получении одинаковых ТТН с ручной обработкой или автоматической. Ручная обработка может выглядеть, как выбор нужной версии ТТН в пользовательском интерфейсе или на портале поставщиков. Автоматическая обработка, как отклонения всех ТТН или тех, что пришли после поступления ТТН на приемку.

#4 Нельзя принимать больше, чем в ТТН ЕГАИС

Сверка ТТН с Заказом по кол-ву:
  • не больше, чем в ТТН
  • по заданным бизнес-правилам соответствия ТТН ЕГАИС Заказу ERP
Индикация ТТН, не прошедших сверку
Параметризируемое автоматическое отклонение ТТН, не прошедших сверку
Несколько ТТН к одному Заказу
Нельзя принимать больше, чем в ТТН ЕГАИС

Необходимы правила количественного приема, например: не больше, чем в ТТН ЕГАИС и одновременно не больше, чем в Заказе


В Онтарио количественная сверка может происходить заранее, до момента приезда поставщика, в момент поступления ТТН из ЕГАИС и Заказа из учетной системы. И уже результаты сверки либо передаются на приемку в правильном кол-ве или происходит отклонение ТТН из-за расхождений с заказом. Правила сверки настраиваются. Реакции системы на разные варианты сверки тоже настраиваются. Инструмент вообще очень гибкий, много выведено в параметры, которые может устанавливать пользователь

#5 Приемка и отгрузка мультипаков

Приемка и отгрузка мультипаков
Разделять Заказы и ТТН ЕГАИС на мультипаки и штучный товар
Пересчет мультипаков в штуки
Сверка по кол-ву в штуках
Передача данных на приемку

У вас в ассортименте есть мультипаки...


Пересчет мультипаков в штуки и обратно возможна на уровне ОНТАРИО. Данные о коэффициентах пересчета можно получать, как из учетных систем (в составе карточки товара) так и вести в самом ОНТАРИО

#6 Требование РАР вести учет в разрезе справок Б: учет по партиям?

Структура данных
Акцизные марки
Требование РАР вести учет в разрезе справок Б: учет по партиям?

Обеспечить учет по партиям в разрезе справок Б задача довольно сложная и даже поштучное сканирование акцизных марок не дает 100% результата, однако отнимает много времени и на приемки и на отгрузке


В ОНТАРИО мы ведем учет остатков на уровне партий в разрезе справок Б (поступление, отгрузка, акты постановок на баланс, акты списания, продажи). Точность учета достигается дополнительными параметрами по датам розлива, акцизным маркам, SSCC кодам и др

#7 Блокировка отгрузки из-за недостаточного остатка в ЕГАИС

Блокировка отгрузки из-за недостаточного остатка в ЕГАИС
Индикация ТТН и сопровождение комментариями ЕГАИС
Анализ причин на основании специальных запросов в ЕГАИС:
  • по остаткам
  • по справкам Б
Сверки с данными в ERP/WMS
Корректировки остатков:
  • Акт поставки на баланс
  • Акт списания

Если вы формировали расходные накладные (например, возвраты), то наверняка встречались с проблемой отклонения по разным причинам. Самая распространенная и сложная с точки зрения решения: необеспеченный остаток. Если еще нет, то вы с этим столкнетесь


Расходные ТТН, так же, как и приходные имеют статусы, которые дают информацию на каком этапе процесса находится ТТН. В случае с отклонением, вы имеете возможность не только получить комментарий ЕГАИС, то также предпринять действия по решению проблему. Например, сделать запрос остатка по проблемной позиции, сделать запрос по справке Б, чтобы понять по каким ТТН возникли расхождения и на какое количество. В случае необходимости поставить на баланс сразу из ОНТАРИО

#8 Списание остатков в торговой точке при продаже на ККМ

Перемещение между складом и торговым залом (регистры)
Учет и корректировки остатков на складе и в торговом зале
  • акт постановки на баланс
  • акт списания
Списание остатков по данным о продажах из ККМ по АМ
Списание остатков в торговой точке при продаже на ККМ

Готовы ли вы поддержать процессы для розницы помимо продаж на ККМ? Есть ли понимание как сделать наиболее оптимальным перемещениями между регистрами (др.названия: склад магазина, торговый зал)? Кто и как будет корректировать остатки по ЕГАИС, например, в случае продажи в «минус»?


Мы, в Калитеро, разработали процессы движений документов: перемещения между складом магазина и торговым залом, корректировок остатков в ОНТАРИО в наиболее оптимальном варианте относительно реальных бизнес-процессов в магазине.

#9 Требование РАР зафиксировать ТТН в ЕГАИС за прошедший период

Требование РАР зафиксировать ТТН в ЕГАИС за прошедший период
Единая база обработки и хранения ТТН ЕГАИС
Индикация ТТН в соответствие с заданными правилами документооборота
Автоматическое отклонение ТТН в случае превышения ожидаемой даты доставки
Параметризируемое автоматическое отклонение с случае не получения номера заказа к ТТН
Автоматическое отклонение по результатам сверки ТТН с Заказом
Возможность ручной обработки ТТН

Примерно за 2 недели до момента сдачи алкогольной декларации РАР делает рассылку о необходимости «разобраться» с ТТН на своих УТМах: отклонить или зафиксировать.


ОНТАРИО централизовано обрабатывает все ТТН, которые поступили на УТМ. Отслеживает смену статусов в процессе приемки и корректную отправку и подтверждение актов в ЕГАИС. В любой момент времени по всем запрошенным ТТН вы можете предоставить информацию, вручную их обработать из интерфейса ОНТАРИО, а также повторно запросить в ЕГАИС в случае удаления ТТН и УТМ

#10 Коммуникация с поставщиком

Проверка поступления ТТН на УТМ Заказчика
Комментарии по статусу ТТН Поставщика с процессе Заказчика
Ввод номера Заказа к ТТН в случае его не получение по EDI
Индикация актуальной версии ТТН в случае дубликатов
Общие информационные сообщения
Коммуникация с поставщиком

Знают ли заранее ваши поставщики о возможности приемки товара? Поступила ли к вам ТТН? Есть ли дублированные ТТН? Нет ли проблем в ее составе? Прошла ли она сверку с Заказом? Были ли отправлены ТТН на возврат? На каком этапе обработки находятся?


Правильная коммуникация с поставщиком позволить решать, возникшие проблемы заранее, например, до момента приезда на приемку. Тем самым повысит скорость и качество приемки. Портал поставщиков в ОНТАРИО дает возможность делать этого без участия сотрудников компании


Функции

  • Централизованное управление УТМ
  • Формирование, отправка, приемка документов
  • Формирование и обновление справочников
  • Проверка документов
  • Сверка документов по количеству
  • Учет остатков по партиям
  • Сверка остатков
  • Мониторинг операций
  • Специальные запросы в ЕГАИС
  • Портал поставщиков
  • Мониторинг и восстановление работоспособности УТМ


Мониторинг УТМ

  • Проверка и отображение:
    • наличия канала связи до УТМ
    • что на компьютере с УТМ запущены необходимые службы
    • доступности электронного ключа на УТМ
    • версии и работоспособности программы УТМ
    • наличия информационного обмена
  • Автоматическое восстановление работоспобности УТМ
    • Перезапуск служб УТМ
  • Централизованное отображение результатов мониторинга и попыток восстановления
  • Автоматическое уведомление инженеров поддержки о сбоях


Интерфейс с учетными системами

  • ИНН/КПП организаций: поставщики, производители, клиенты
  • Код/EAN/AlcCode товара
  • Заказы
  • Количество к поставке
  • Фактическое кол-во поставки
  • Разрешение для разблокировки товара
  • Расходные накладные и возвраты
  • Разрешение на отгрузку
  • Остатки
  • Акцизные марки
  • SSCC


Интерфейс с ЕГАИС

  • Документы: ТТН, Акт постановки на баланс
  • Квитанция о фиксации
  • Регистрационные номера справок раздел Б
  • Акт расхождений
  • Квитанция о фиксации акта расхождений
  • Подтверждение/отказ акта расхождений
  • Квитанция о фиксации товарного движения в ЕГАИС
  • Запросы: товар, организации, остатки, движения по справкам Б, повторный запрос ТТН, отзыв ТТН


image

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

В нашей команде самый сильный эксперт по вопросам работы с ЕГАИС это Инна Волынец. Напишите нам письмо, если Вы хотите, чтобы мы Вам помогли.
Подписывайтесь, также, на наши странички в соц.сетях, чтобы получать регулярно обновления и дополнительную информацию